Управление по организации публичных мероприятий
и сотрудничества
с партнерами СПбГУ

Организация крупных научных мероприятий строго регламентирована и возможна только в случае прохождения предусмотренных конкурсных процедур. Научные мероприятия, относящиеся к крупным (конференции, симпозиумы, конгрессы и др.), принимаются в работу сотрудниками УОПМиСП после включения в план научных мероприятий, ежегодно утверждаемый проректором по научной работе. Заявки в план должны подаваться в соответствии с Положением о конкурсном отборе научных мероприятий, утвержденным проректором по научной работе СПбГУ.

Сроки подачи заявок:

• не позднее 05 июня для мероприятий, проводимых в первом полугодии следующего года (первый этап конкурсного отбора),
• не позднее 17 сентября для мероприятий, проводимых во втором полугодии следующего года (второй этап конкурсного отбора).

Если подготовка к проведению мероприятия требует более одного года, заявка может быть подана ранее указанных сроков.

До включения мероприятия в утвержденный план и издания соответствующего приказа проректора по научной работе СПбГУ инициатор не может настаивать на привлечении организатора (ответственного сотрудника УОПМиСП) к подготовке мероприятия.

Для качественного и своевременного выполнения ответственным сотрудником УОПМиСП работы по организации мероприятия инициатор обязан соблюдать сроки и условия, прописанные в регламенте по подготовке научных мероприятий, и оперативно реагировать на запросы о предоставлении необходимой информации.

Круглые столы, семинары и другие мероприятия малого формата могут сопровождаться сотрудником УОПМиСП в упрощенном порядке в соответствии с регламентом об организации малых научных мероприятий, утвержденным соответствующим приказом (также см. изменения). Подача заявки на проведение малого научного мероприятия возможна не позднее, чем за 10 рабочих дней до планируемой даты начала.

Должностным лицам СПбГУ необходимо разместить служебную записку в СЭД «Дело».

Внешним инициаторам малых научных мероприятий необходимо направить официальное письмо с запросом о проведении на адрес spbu@spbu.ru. После регистрации письма в случае принятого решения о целесообразности проведения мероприятие будет передано в работу УОПМиСП, и с вами свяжется организатор.

Для малых научных мероприятий не предусмотрено издание приказа о проведении. Объем сопровождения мероприятия административными сотрудниками СПбГУ ограничен.

Мероприятие не может быть организовано как малое, если:

• является конференцией, форумом, симпозиумом,
• носит статус международного, всероссийского и т. п.,
• предполагает количество участников более 100,
• предполагает продолжительность более одного дня,
• имеет финансирование из средств СПбГУ.

Заявка на организацию малого научного мероприятия

Имиджевые мероприятия могут являться как самостоятельными, так и сопутствующими, т. е. проходить в рамках параллельной программы других мероприятий. Для включения в план заявку на организацию необходимо направить не позднее, чем за 15 рабочих дней до планируемой даты начала мероприятия.

Должностным лицам СПбГУ необходимо разместить служебную записку в СЭД «Дело».

Внешним инициаторам мероприятий необходимо направить официальное письмо с запросом о проведении на адрес spbu@spbu.ru и приложить техническую заявку. После регистрации письма в случае принятого решения о целесообразности проведения мероприятие будет передано в работу УОПМиСП, и с вами свяжется организатор.

Техническая заявка должна содержать:

1. Полное наименование мероприятия / экспозиции.
2. Подробное описание мероприятия / экспозиции.
3. Контактные данные инициатора и ответственного лица (ФИО, e-mail, мобильный телефон).
4. Информацию о планируемых сроках проведения мероприятия / экспозиции.
5. Сведения об авторах, принимающих участие в мероприятии / экспозиции.
6. Список экспонатов с указанием размеров и технических характеристик, а также фотографии экспонатов в соответствии со списком.
7. Список лиц, выступление которых планируется на мероприятии / церемонии открытия.
8. Список приглашенных на мероприятие / церемонию открытия гостей с контактными данными (ФИО, e-mail, мобильный телефон). В соответствии с правилами соблюдения мер безопасности для утвержденного списка гостей мероприятия также потребуется предварительный сбор паспортных данных для допуска на территорию СПбГУ.

Санкт-Петербургский государственный университет оказывает содействие в интеграции докладчиков в деловую программу крупнейших российских форумов.

Подача заявки на участие возможна не позднее, чем за четыре месяца до начала форума.

Для уточнения актуальных условий участия вы можете направить запрос на почту forumspbu@spbu.ru